FONDO FIJO: CAJA CHICA SU TRATAMIENTO CONTABLE, Y
OTROS PROCEDIMIENTOS
El Fondo
Fijo.- Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que
la emisión de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona
ineficiencia administrativa.
Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se debe utilizar ingresos para efectuar pagos y estos se deben realizar por medio de cheques.
EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.- Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuenta no es recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de Caja Chica. y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos, así sucesivamente.
Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se debe utilizar ingresos para efectuar pagos y estos se deben realizar por medio de cheques.
EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.- Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuenta no es recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de Caja Chica. y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos, así sucesivamente.
CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA.- La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:
a).- Caja
Chica con Fondo Fijo.
b).- Caja
Chica con Fondos Variables.
CAJA CHICA CON FONDO FIJO.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos
cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable
para asistir los gastos menores, que debe ser repuesto la misma cantidad cada
vez que se va gastando. Ya hemos dicho que este fondo no puede ser aumentado ni
disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determinen
la mejor forma de administrar dichos fondos.
CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos están de acuerdo a la necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.
CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos están de acuerdo a la necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.
EL SISTEMA
DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:
a).- Se
constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar
pagos de menor cuantía.
- Gastos
de fotocopias.
- Gastos
de compra de medicamentos para botiquín.
- Gastos
en taxis- pasajes urbanos.
- Gastos
de Revistas y periódicos.
- Envíos
de correspondencia.
- Gastos
de llamadas telefónicas.
- Gastos
deservicios de limpieza.
- Gastos
de artículos de limpieza.
- Se
puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente.
- Pagos
de remuneraciones, impuestos, y otro etc.
b).- Este
tipo de gastos se efectúa el pago en efectivo.
c).- Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposición de los fondos (llamase Recibo de Egresos)
HABLANDO ALGO
MÀS DEL LIBRO DE CAJA CHICA
Es un Libro voluntario que no necesita legalizarlo. En el sector privado no es necesario una Resolución para la creación de Fondos para la caja chica, basta un memorándum de Gerencia Financiera o del Gerente General.
La Caja
Chica es una cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna
a un empleado, en caja, disponible para desembolsos menores, que generalmente
se lleva bajo el sistema de fondo fijo, el monto de los gastos que se realizan
con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con chequera. De
acuerdo a la Ley de la Bancarización.
ASPECTO TECNICO.- El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
- Mediante
un memorándum de Gerencia Financiera autoriza la creación o aumento de acuerdo
a sus requerimientos un monto determinado, teniendo en cuenta el flujo de
gastos menudos y/ o a realizar Siempre sujetándose a la Ley de Bancarización y
al Impuesto a las transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194.
- El libro de Caja Chica es desatinado para los gastos Menudos y urgentes Diarios de la Empresa, tales como:
- Movilidad Local.
- Movilidad
Interprovincial cuando los trabajadores trabajen a nivel Nacional dentro del
Territorio de nuestra Republica.
- Útiles de
Escritorio, de Limpieza, compra de útiles de Botiquín y
Medicamentos, Diarios Revistas, Correos Viáticos, Llamadas de teléfono, fletes embalajes, otros gastos menudos y urgentes no programados.
Medicamentos, Diarios Revistas, Correos Viáticos, Llamadas de teléfono, fletes embalajes, otros gastos menudos y urgentes no programados.
- Compras de Suministros y otros, hoy en día algunas
empresas lo están utilizando esta caja chica para pagos de cantidades mayores
como ejemplo Remuneraciones, Impuestos, Compras de Mercaderías etc.
¿Porqué razones?, por la sencilla razón de que son empresas Unipersonales Y La Ley de Bancarización y al Impuesto a las transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194. Exigen tener una Cuenta Corriente en cualquier Entidad Financiera y tener Chequera; además especifican las normas que mayor de S/. 3,500.00 Nuevos Soles y mayor de $ 1,000.00 DOLARES AMERICANOS, se girara Cheque no Negociable, por todas las transacciones comerciales que se realicen Y las (Persona Natural con Negocio) y ellos no tienen cuenta corriente para girar cheques, conforme hacen la cobranza de sus facturas que emiten cheques no negociables, y/o si no ha pasado el límite de la Ley de Bancarización, que ordena, para el año 2008, se debe girar cheques No Negociable partir de S/. 3,500.00 y /o de $ 1,000.00 Dólares americanos.
¿Entonces como hacen para sus comprar?, lo hacen en efectivo pidiendo facturas de compras
a sus Proveedores que no pasen del importe considerado de s/. 3,500.00 Nuevos
soles. Y también hay algunas Empresas Jurídicas vienen haciendo esto, porque
ellos venden directamente al consumidor y es difícil estar visitando al Banco
para depositar el efectivo adquirido en el día., producto de las ventas al consumidor
directo.
Y el pago de Impuesto porque no tienen chequera vigente y/o Cuenta Corriente en alguna identidad Financiera, Porque si se va al Banco a comprar un Cheque de Gerencia a nombre del Banco de la Nación / Sunat. Cuesta bastante dinero, y eso depende de que Banco se visite. Como importe promedio de un Cheque de S/. 3250.00, se pagara S/. 150.00, entonces como se ve no es negocio es preferible pagarlo en efectivo y para su control interno y/o el FONDO FIJO.
Y el pago de Impuesto porque no tienen chequera vigente y/o Cuenta Corriente en alguna identidad Financiera, Porque si se va al Banco a comprar un Cheque de Gerencia a nombre del Banco de la Nación / Sunat. Cuesta bastante dinero, y eso depende de que Banco se visite. Como importe promedio de un Cheque de S/. 3250.00, se pagara S/. 150.00, entonces como se ve no es negocio es preferible pagarlo en efectivo y para su control interno y/o el FONDO FIJO.
Hay Un Libro con el rayado de esta caja Chica: Constando de las siguientes columnas.
1.-
Columna para la fecha de operación.
2.-
Columna para el detalle o explicación.
3.-
Columna para numeración de los documentos y/o comprobantes.
4.-
Columna para entradas o reposición de fondos.
5.- Columna
para las salidas o pagos realizados.
6.-
Columna para distribución de pagos, en gastos de ventas y Administración.
7.- Si no
se puede obtener este Libro y/o rayar con las columnas necesarias, simplemente
se hará una relación, conteniendo lo más esencial para la conformidad del
Control Interno (fecha de ingreso de los Cheques de Reposición y/o inicio,
codificación de los documentos pagados, y/o salidos, registrados en el Registro
de Compras y pagados por caja Chica, si los hubiere, formando en dos columnas
Ingresos y Egresos, siempre incluyendo el saldo anterior y se determina el
saldo para el futuro rendimiento de cuentas de Caja Chica y/o Fondo Fijo.)
El
Importe del Fondo Fijo es renovable, se liquida lo que se gasta y se reembolsa
automáticamente por el mismo importe gastado, para que se mantenga siempre con
el monto fijado según el memorándum, por eso se llama fondo fijo. Utilice un
voucher para efectuar la imputación contable.
El Fondo
Fijo estará a cargo de un (a) cajero (a), este fondo debe ser cuidado
celosamente su utilización, debiendo ser gastado en los fines y propósitos de
la empresa. Dinero de curso legal. Exclusivamente para fines de la empresa.
Deberá
establecerse un límite máximo para los pagos a realizar por caja chica. Los que
excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
Esta
cuenta solo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su
eliminación.
La unidad de teoría podrá girar cheques en el mes solo hasta tres veces el monto constituido para el fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho periodo.
La unidad de teoría podrá girar cheques en el mes solo hasta tres veces el monto constituido para el fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho periodo.
La
reposición del monto del fondo deberá ser solicitada en la oportunidad que se
haya gastado como máximo 70% del monto asignado y será equivalente a la rendición
sustentada con los documentados debidamente autorizados que acrediten los
desembolsos realizados, previa y calificación por el gerente o jefe inmediato,
respecto de los conceptos pagados de lo cual deberá dejarse evidencia en el
Libro Caja Chica y en el comprobante de pago. y/o relación de sustentación de
gastos pagados.
Debe
haber una sola persona responsable de caja chica. Fidelidad del personal que
aplique las políticas de la empresa.
La
persona responsable de la caja chica. Fidelidad del personal que aplique las
políticas de la empresa.
La
persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad,
ni los Cobros, ni a la Caja Principal la reposición del fondo se hará mediante
cheque a favor de la persona responsable del mismo.
El fondo
se cargara a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se
especifiquen en los comprobantes pagados por caja chica.
Los
comprobantes tienen que ser numerados correlativamente como control interno,
todos los documentos de egreso deberán ser aprobados previamente por otra
persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.
Como
mecanismo de control, se recomienda hacer arqueos de caja periódicos y
sorpresivos, dejándose una constancia escrita, la cual debe ser firmada por el
encargado y por la persona responsable del arqueo por disposición del gerente
financiero o el administrador o contador, según el conducto regular. El error
en el manejo de Caja Chica puede ocasionarse al final de operación un sobrante
o faltante que es necesario revisar antes de pasar dichos documentos al Cajero
o al Contador para su reposición de esta manera evitar errores en las
operaciones de cierre. El documento que se atienda en forma provisional deberá
ser liquidado dentro de las 48 horas siguientes del desembolso.
La persona que tenga pendiente una rendición
no podrá realizar nuevo requerimiento del fondo fijo hasta que efectué la
liquidación correspondiente.
El
encargado único debe anotar el movimiento del Fondo Fijo en el libro de la Caja
Chica a efecto de facilitar la determinación del saldo diario y los
correspondientes arqueos.
Este libro de Caja Chica se centraliza al Libro Caja tabular y/o Italiana, excepto los asientos de Transferencia, que se registraran en el Libro Diario.
Este libro de Caja Chica se centraliza al Libro Caja tabular y/o Italiana, excepto los asientos de Transferencia, que se registraran en el Libro Diario.
La
transferencia en forma resumida cada quincena o fin de mes recibe el nombre de
centralización.
Cualquier anormalidad que se detecte, se comunicara por escrito al gerente de administración y Finanzas o al Gerente Financiero para la acción correctiva.
Cualquier anormalidad que se detecte, se comunicara por escrito al gerente de administración y Finanzas o al Gerente Financiero para la acción correctiva.
UN EJEMPLO PRÁCTICO DEL TRATAMIENTO CONTABLE DEL FONDO FIJO.
Enunciado:
La empresa El Taapotino SAC, crea un fondo de Caja Chica para atender gastos menudos por un importe de S/.3,000.00, para lo cual retira de su cuenta la suma necesaria ¿Cómo se debe registrar esta operación en el Libro Diario?
Solución:
De acuerdo con los datos proporcionados la salida de los recursos para constituir el fondo fijo con que atender los pagos menudos de la empresa debe contabilizarse de la siguiente forma:
REGISTRO CONTABLE EN EL LIBRO DIARIO
De acuerdo con los datos proporcionados la salida de los recursos para constituir el fondo fijo con que atender los pagos menudos de la empresa debe contabilizarse de la siguiente forma:
REGISTRO CONTABLE EN EL LIBRO DIARIO
----------------------
X ------------------------------
10 CAJA Y
BANCOS
3,000.00
102 Fondo
fijo de caja chica
10 CAJA Y
BANCOS
3,000.00
104
Cuentas Corrientes
x/x Por
la transferencia de efectivo en la apertura de un fondo fijo.
--------------------------------xx-----------------------
REGLAMENTO Y/O DIRECTIVA MODELO DE CUSTODIA PARA UN BUEN MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA.
1.-ASPECTOS GENERALES Y/O DEL OBJETO Y FINES.
1.1 Se
autoriza el funcionamiento de cajas chicas en las empresas privadas, cuyos
fondos tienen por objeto satisfacer aquellos gastos de menor cuantía o cuando
las circunstancias justifiquen el desembolso. El fondo de Caja Chica es aquel
constituido con carácter único por dinero en efectivo, establecido de acuerdo a
las necesidades de la empresa, con el objeto de racionalizar el uso del dinero
en efectivo.
1.2 Los
montos asignados a las Cajas Chicas, estarán constituidos por un fondo fijo,
reembolsable en forma frecuente a fin de que el efectivo no llegue a agotarse,
y se pueda atender los pagos menudos y urgentes, que por naturaleza no son
programables en los pagos con Cheques.
1.3 Los
montos a destinar para cada caso, serán fijados por la Oficina Financiera en
cuando con el Departamento de Tesorería y serán acordados bajos criterios que
permitan su uso racional y práctico. .Los gastos deben estar dirigidos
prioritariamente a las compras de bienes y servicios para el normal desempeño
operativo y administrativo de la empresa.
1.4 La Gerencia Financiera, previo estudio del caso será la autorizada, para asignar a la
Tesorería, Oficinas o Secciones de la empresa, el establecimiento de una Caja Chica
cuyo monto escara acorde con la importancia y función de la unidad solicitante
1.5 Cuando se autorice la creación de una Caja Chica, la Gerencia Financiera designara al responsable del manejo y custodia de los fondos. La designación de tal responsable puede ser cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en particular.
1.4 La Gerencia Financiera, previo estudio del caso será la autorizada, para asignar a la
Tesorería, Oficinas o Secciones de la empresa, el establecimiento de una Caja Chica
cuyo monto escara acorde con la importancia y función de la unidad solicitante
1.5 Cuando se autorice la creación de una Caja Chica, la Gerencia Financiera designara al responsable del manejo y custodia de los fondos. La designación de tal responsable puede ser cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en particular.
a) Si la
ausencia es temporal, la designación la hará el jefe de la dependencia
respectiva.
b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designación la corresponde a la gerencia financiera, con la base en la información que le suministre el jefe de la dependencia correspondiente.
En ambos casos, el jefe inmediato procederá a hacer arqueo respectivo y el nuevo encargado de la Caja, recibirá el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado el acta de recibido conforme. El original de ese documento será entregado a la sección de Contabilidad de la Empresa.
b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designación la corresponde a la gerencia financiera, con la base en la información que le suministre el jefe de la dependencia correspondiente.
En ambos casos, el jefe inmediato procederá a hacer arqueo respectivo y el nuevo encargado de la Caja, recibirá el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado el acta de recibido conforme. El original de ese documento será entregado a la sección de Contabilidad de la Empresa.
1.6 Los fondos de Caja Chica podrán ser
arqueados por el jefe inmediato, sin previo aviso. El responsable está en la
obligación de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realice
plenamente y sin en trabamientos. Cuando hubiere alguna diferencia de Caja, los
dineros sobrantes serán inmediatamente depositados a favor de la empresa. Los
faltantes de dinero deben ser reintegrados de inmediato por el responsable del
funcionamiento de la Caja Chica.
1.7 La
omisión o ignorancia a las disposiciones de este reglamento por parte de algún
encargado, será motivo suficiente para la suspensión temporal o definida de la
custodia y administración de la Caja Chica.
1.8
Cuando sea necesario proceder a la liquidación total de fondos de caja chica,
se realizara el arqueo correspondiente por el jefe inmediato y el efectivo de
Caja se depositara de inmediato a favor de la empresa. Los egresos efectuados
se contabilizaran con cargo a la cuenta respectiva.
1.9 Es de
responsabilidad del encargado del fondo fijo de caja chica, el cumplimiento de
la presente directiva.
2. PROHIBICIONES
2.1 no
pueden utilizarse los fondos de caja chica para adquirir servicios, mercaderías,
activos fijos, materiales o suministros, cuando:
2.1.1 Su
valor sobrepase los límites autorizados en la escala contemplada en el
Numeral 1.4.
Numeral 1.4.
2.1.2 No
haya urgencia de adquirirlos de inmediato.
2.1.3 Se trate de mercancías de existencia
normal en el almacén de la proveeduría
de la empresa.
de la empresa.
2.2 El
empleado encargado del manejo de caja chica, no podrá aceptar ni tramitar
compras o servicios fraccionados, que traten de eludir lo dispuesto en el
artículo 2.1 del presente reglamento.
2.3
Asimismo no debe aceptar ni tramitar comprobemos dudosa, a lápiz con
tachaduras, roturas, borrones o con alteraciones de cualquier naturaleza que
pueden poner en duda su legitimidad.
2.4 En
los comprobantes de pago no debe hacerse agregados de ninguna especie. Cualquier
aclaración se podrá hacer en hoja adicional o al dorso del comprobante.
2.5 Para el manejo de los fondos de Caja Chica: no debe confundirse valores que no tengan ningún nexo con el efectivo y justificantes. Consecuentemente, es terminantemente prohibido mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan ninguna relación con el fondo.
2.5 Para el manejo de los fondos de Caja Chica: no debe confundirse valores que no tengan ningún nexo con el efectivo y justificantes. Consecuentemente, es terminantemente prohibido mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan ninguna relación con el fondo.
2.6 Los
fondos de Caja Chica no se podrán utilizar para realizar operaciones distintas
a las que se destinan dichos fondos.
2.7 Si
por negligencia se incurre en pagos improcedentes, de acuerdo con lo
establecido por las normas internas, reglamentarias y administrativas vigentes
en la empresa, el o los funcionarios responsables, deberán reintegrar el monto
erogado.
3. USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA.
3.1 Para
el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato voucher de
egreso adjuntado los comprobantes.
Se indicara
claramente el código de PCGE que corresponda al departamento a que debe
cargarse dicha erogación. Este voucher lo firmara el jefe del departamento
solicitante
3.2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.
3.3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.
Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.
3.2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.
3.3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.
Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.
3.4 Se
hace imprescindible que todo desembolso de caja chica este debidamente
respaldado con la presentación de un justificante; y/o sustentados mediante
documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos
de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelación. Asimismo
todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de
recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el
control de entrada y salida respectiva.
3.5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.
3.5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.
3.6 Todo
documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la
autorización del Gerente General.
3.7 La
Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De
auditoría interna de control posterior de todo el movimiento que origina el
fondo fijo.
REEMBOLSOS DE LA CAJA CHICA
1.1 La
recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa
documentación sustentatorìa debidamente autorizada. La reposición oportuna
implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados. El reembolso se
efectuara como mínimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al requerimientos de
lo que se necesite.
1.2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.
1.3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del Fondo y copia, solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica.
1.2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.
1.3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del Fondo y copia, solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica.
1.4 El
departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos
sustentatoríos y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de
reposición por el departamento de tesoria a nombre de encargado del manejo del
fondo fijo.
1.5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado.
1.5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado.
1.6 El
voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como
justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja
Chica.
DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO.
Se
realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar
si el monto asignado está de acuerdo con la existencia de documentos y el
efectivo.
Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias así lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoría Interna y el departamento de Tesorería.
Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Área y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.
Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias así lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoría Interna y el departamento de Tesorería.
Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Área y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.
TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS FONDOS FIJOS EN EL
LIBRO DIARIO.
-------------------------------------X-----------------------------------------
10 CAJA Y BANCOS 3,000.00
10 CAJA Y BANCOS 3,000.00
102Fondos
Fijos
10 CAJA Y
BANCOS
3,000.00
104
Cuentas Corrientes
Xx/xxx
Por la creación del Fondo Fijo en Caja Chica.
-----------------------------xxx---------------------------------------
60 COMPRAS 1,800.00
60 COMPRAS 1,800.00
606
Suministros Diversos
65 CARGAS
DIVERSAS DE GETSION 100.00
65.9
Otras cargas diversas de gestión.
40
TRIBUTOS POR PAGAR 324.00
401
Gobierno Central
10 CAJA Y
BANCOS 2,224.00
10.2
Fondos Fijos
Xxx/xxx
Por el Gasto de Caja Chica según Documentos sustentatorios de fecha.
-------------------------xxxx--------------------------------------
94 GASTOS DE ADMINISTRACION 950.00
-------------------------xxxx--------------------------------------
94 GASTOS DE ADMINISTRACION 950.00
95 GASTOS
DE VENTAS 950.00
79 CARTAS
IMP. A LA CTA. DE COSTOS. 1,900.00
XXXX/XXXX
Por la Transferencia de las cuentas y sus Divisionarias.
----------------------------xxxxx---------------------------
10 CAJA Y BANCOS 2,224.00
10 CAJA Y BANCOS 2,224.00
10.2
Fondos Fijos
10 CAJA Y
BANCOS 2,224.00
10.4
Cuentas Corrientes.
Xxx/xxx
Por el giro del Cheque para Rembolsar El fondo de Caja Chica, del mes
--------------------------------xxxxxx-----------------------------------
16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 100.00
16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 100.00
168
Fondos bajo responsabilid
76
INGRESOS DIVERSOS 100.00
76.9
Fondos Sobrantes en Caja Chica
Xxxx/xxx
Por el sobrante de dinero del Fondo Fijo de Caja Chica, según el Arqueo de
Fecha. Dd/mm/aaaa.
--------------------------------xxxxxx----------------------------
10 CAJA Y BANCOS 100.00
10 CAJA Y BANCOS 100.00
10.2
Fondos Fijos
16
CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 100.00
168.
Fondos bajo responsabilidad
Xxx/xxx
Por la Regularización de los Fondos Fijos bajo la responsabilidad del Cajero.
----------------------------------------xxx-----------------------
10 CAJA Y BANCOS 100.00
----------------------------------------xxx-----------------------
10 CAJA Y BANCOS 100.00
10.4
Cuenta Corriente
10 CAJA Y
BANCOS
100.00
10.2
Fondo Fijo
Xxx/xxx
Por el depósito en cuenta corriente el dinero Sobrante en el fondo fijo de Caja
Chica del mes.
--------------------------xxx------------------------------
38 CARGAS DIFERIDAS 2,224.00
38 CARGAS DIFERIDAS 2,224.00
38.5
Fondos Fijos a rendir cuentas
10 CAJA Y
BANCOS
2,224.00
10.2
Fondo Fijo
Xx/xx Por
el Gasto del Fondo Fijo, gastado el Cajero Correspondiente de Caja Chica.
-------------------------xxx----------------------------------
41 REMUNERACIONES Y PART. POR PAGAR XXX
41.1
Sueldo
38 CARGAS
DIFERIDAS XXX
38.5
Fondos Fijos a rendir Cuentas
Xx/xxx
Por la regularización del Fondo Fijo gastado por el Cajero y
Descontado de su Sueldo mensual.
Descontado de su Sueldo mensual.
-------------------------------xxx-------------------------
62 CARGAS DE PERSONAL XXXX
62 CARGAS DE PERSONAL XXXX
62.1
Sueldos.
627.
Seguridad y Previsión Social
41
REMUNERACIONES Y PART. POR PAGAR XXXX
41.1
sueldos
Xx/xxx Por
la provisión del sueldo del cajero del mes.
-------------------------------------------xxxx--------------------------
94 GASTO DE ADMINISTRACION XXX
94 GASTO DE ADMINISTRACION XXX
79 CARGAS
IMPUTABLES A LA CUENTA DE COSTOS
XXX
Xx/xxx
Por la Transferencia de las cargas a su respectiva cuenta.
---------------------------xxxx----------------------------------
---------------------------xxxx----------------------------------
TRATAMIENTO
CONTABLE DE LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE PRESENTA EN LA PRACTICA DIARIA Y EL
REGISTRO EN EL LIBRO CAJA ITALIANA DEL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.
PRIMER
PROCEDIMIENTO.- EJEMPLO PRÁCTICO.
La Empresa El Tarapotino SAC., con fecha 01/09/2007,
apertura el Fondo Fijo por el importe de S/. 2,000.00 con cheque Nº 25510 a
orden de Percy Santa Cruz Guimac, del Banco Continental.
- Con fecha 20/09/2007 solicito renovación del Fondo
Fijo, presentado la relación de documentos de los siguientes gastos:
Fact.
01-0269, de la Librería el Horizonte SRL., por compra de bolígrafos y papel bon
A-4, por el importe de S/. 650.00 incluido el IGV.
Fact. 01-568,
de la Empresa la Fumigadora SAC, por la compra de útiles de Limpieza por el
importe de S/. 589.00 incluido el IGV
Fact.
001-007665, de la Empresa Comercial Rey ERIL., por el pago de gastos de consumo
de LA Gerencia por el importe de S/.61.00.
Recibo de egresos Nº 001.235, de la empresa por el
adelanto de sueldo a la Secretaria Srta. Eliana Pisco Soplin, por el importe de
S/. 120.00 Y una vez presentado el Sr. Percy Santa Cruz Guimac, su liquidación
de gastos.
El día 30
/09/2007, solicita renovación del Fondo Fijo, presentando los siguientes
documentos de gastos: Y Girando el Chq/. 25589 por el importe de S/. 1420.00
Fact. Nº 02-1345, de la Empresa Representaciones
Sist. Energía SRL. Por la compra de Repuesto para las Computadoras, por el
importe de S/. 450.00 incluido el IGV.
PARA LA SOLUCION DEL PRIMER PROCEDIMIENTO LO REALIZAREMOS EN EL LIBRO CAJA ITALIANA, Y UBICAREMOS HOJA, POR HOJA TANTO EL DEBE COMO EL HABER.
PARA LA SOLUCION DEL PRIMER PROCEDIMIENTO LO REALIZAREMOS EN EL LIBRO CAJA ITALIANA, Y UBICAREMOS HOJA, POR HOJA TANTO EL DEBE COMO EL HABER.
HOJA DEL LADO DEBE DE CAJA ITALIANA
FECHA CTA.
DETALLE SUB IMPORTE IMPORTE TOTAL
01/09/07
10 CAJA Y BANCOS S/. 2,000.00
104
Cuenta Corriente
Bco.
Continental
Cheq/, Nº
25510 O/. Percy, SC, G.
20/09/07
10 CAJA Y BANCOS s/. 2,000.00
102 Fondo
Fijo
Por
Regularización del Fondo Fijo según Chq/.25510
30/09/07
10 CAJA Y BANCOS S/. 1,420.00
102
Fondos Fijos
Por
regularización del Fondo Fijo según Cheq/. 25589
30/09/07 10 CAJA Y BANCOS S/. 1,420.00
104
Cuenta Corriente
Banco
Continental
Cheq./.
N° 25589 O/ Percy, SC, G
TOTAL (LADO
DEBE DE CAJA)………………………………..…S/. 6, 840.00
LADO DE LA HOJA CAJA ITALIANA – HABER
01/09/07
10 CAJA Y BANCOS S/. 2,000.00
102
Apertura del Fondo Fijo
Cajero
Juan Benítez Pérez
Según
Cheque Nº 25510
20/09/07
42 PROVEEDORES S/. 1,300.00
421
Facturas por pagar
Por la
Compra de Útiles de Limpieza
De Útiles
de Oficina y gastos
De
consumo del personal.
Según Registro de Compras F/Nº 101
20/09/07
38 CARGAS DIFERIDAS S/. 120.
385
Adelanto de Remuneraciones
Sr. Lucy
Paredes Pinto
Según
Rec. Egresos Nº 01-235
30/09/07
42 PROVEEDORES S/. 450.00
421
Facturas por pagar
Fact. Nº
02-1345
TOTAL
HOJA DEL LADO HABER S/. 3,870.00
Saldo de
caja chica……………………. ………………....S/. 2,970.00
TOTAL HOJA LADO HABER S/. 6,840.00
LOS ASIENTOS EN EL LIBRO DIARIO SERAN LOS
SIGUIENTES
----------------------
XXX -----------------------------
60 COMPRAS
S/.
1,049.98
606
Suministros Diversos
606.6
Útiles de Limpieza s/.
499.15
606.8 Útiles
de Oficina s/.
550.83
63
SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS
S/. 51.69
637
Publicidad y RR.PP.
637.2
Gastos de Representación
40
TRIBUTOS POR PAGAR S/.
198.33
401
Gobierno Central
401.1 IGV
42
PROVEEDORES
S/. 1,300.00
421
Facturas por pagar
Xx/xx Por
la regularización de Fondo Fijo, según Registro de compras folio 101
------------------xxx----------------------------
41 REMUNERACIONES Y Part. POR PAGAR S/. 120.00
41 REMUNERACIONES Y Part. POR PAGAR S/. 120.00
41.1.
Remuneraciones por pagar
41.1.1.
Sueldos
38 CARGAS
DIFERIDAS S/.
120.00
385
Adelanto a Cta., Remuneraciones
Xx/xxx Por
el adelanto de remuneraciones a la Srta. Lucy Paredes Pinto.
---------------xxxx--------------------------------
SE ENTIENDE QUE LA PROVISION DE LA PLANILLA
SE ENTIENDE QUE LA PROVISION DE LA PLANILLA
62 CARGAS
DE PERSONAL
XXXX
621
Sueldos
627
Seguridad y previsión Social
627.1 Es
Salud
40
TRIBUTOS POR PAGAR XXXX
403
Contribuciones a Inst. Publio.
403.1 Es
Salud
403.2
O.N.P.
41
REMUNERACIONES Y PART. POR PAGAR XXXX
41.1.
Remuneraciones por pagar
411.1
Sueldos
Xx/xxx Por
la Previsión de la planilla de sueldos del mes
----------------------xxx---------------------
60
COMPRAS S/.
381.36
606
Suministros Diversos
606.3
Repuestos y Accesorios.
40
TRIBUTOS POR PAGAR S/.
68.64
401
Gobierno Central
401 .1.
IGV
42
PROVEEDORES
S/. 450.00
421
Facturas por pagar
Xx/xxx Por
la regularización de la Caja Chica, según Registro de Compras folio 1002
------------------------xxxx-----------------------
26 SUMINISTROS DIVERSOS S/. 1,431.34
26 SUMINISTROS DIVERSOS S/. 1,431.34
61 VARIACION
DE EXISTINCIAS S/. 1,431.34
Xxx/xx
Por el ingreso al Almacén
-----------------------
xxx -----------------------
92 COSTOS
DEL SERVICIO XXXX
94 GASTOS
ADMINISTRATIVOS XXXX
95 GASTOS
DE VENTAS XXXX
79 CARGAS
IMPUTABLES A CTA. DE COSTOS XXXXX
Xx/xxx Por
la Distribución de los gastos según su Naturaleza.
---------------------------xxxx------------------------
61 VARIACION DE EXISTENCIA XXXX
61 VARIACION DE EXISTENCIA XXXX
26
SUMINSTROS DIVERSOS XXXX
Xx/xxx Por
el consumo de los Suministros Diversos
--------------------------------xxx-----------------
79 CARGAS IMPUTABLES A LA CTA. DE COSTOS XXX
92 COSTO
DEL SERVICIO
XXXX
94 GASTOS
ADMINISTRATIVOS
XXXX
95 GASTOS
DE VENTAS
XXXX
Xx/xxx Por
el Registro de la Cuenta de Resultados y/o Cancelación de la clase 9.
-----------------xxxx---------------------------------
BIBLIOGRAFÍA
ü Erly Zeballos Zeballos “Contabilidad General”
ü
Jaime
Flores Soria “Contabilidad Básica”
ü
Demetrio Giraldo
Jara “Diccionario para Contadores”
ü Demetrio Giraldo Jara “Dinámica del PCGE”